ჟიჟი ფილიპი კომერციული შეტყობინება: მცირე ბიზნესის მართვის სისტემების ბაზარზე არსებული შეთავაზება მართლაც ფართოა. ამავდროულად, სწორი პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევა ნამდვილად მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებაა. ბოლოს და ბოლოს, არ გინდა რამდენიმე კვირაში გაარკვიო, რომ არაადეკვატური არჩევანი გააკეთე, სხვა აპლიკაციაზე გადახვიდე და თავიდანვე მოამზადე მთელი გუნდი. მაშ, როგორ იაროთ ხალხმრავალ ბაზარზე და აირჩიოთ პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც გაიზრდება თქვენთან ერთად უახლესი ტენდენციების დაცვით?
გაეცანით ჩვენს რჩევებს, თუ როგორ უნდა აირჩიოთ საუკეთესო სისტემა თქვენი ბიზნესისთვის და რა მოთხოვნებს უნდა აკმაყოფილებდეს საინფორმაციო პროგრამა.
რატომ გამოვიყენოთ მცირე ბიზნესის მართვის სისტემა?
არსებობს მრავალი მიზეზი, რის გამოც ბიზნესმა უნდა გამოიყენოს საწარმოს პროგრამული უზრუნველყოფა. არა მხოლოდ მსხვილი კომპანიები, სადაც, რა თქმა უნდა, ორგანიზაციის შენარჩუნებაა მთელ კომპანიაში და ყველა გუნდში. მაგრამ ასევე მცირე კომპანიებისთვის, სადაც ბიზნესის მართვის ასეთი ინსტრუმენტი შეიძლება იყოს მძლავრი ინსტრუმენტი კომპანიის პროცესების გასაუმჯობესებლად. ეს იწვევს კომპანიის კონკურენტუნარიანობისა და წარმატების ზრდას გრძელვადიან პერსპექტივაში.
შესაძლოა, იმ სიტუაციაში ხართ, როცა თქვენი კომპანია უკვე იყენებს რაღაც ინსტრუმენტებს... ერთი ინვოისისთვის, მეორე კომუნიკაციისთვის, თქვენ მართავთ ფულადი სახსრების მოძრაობას Excel-ში, მეორეში Excel-ში გაქვთ კლიენტების სია, კალენდარი, განცხადებები და დანარჩენი ქაღალდზე. . თუ ეს გამოსავალი ცოტათი ქაოტური გეჩვენებათ, მაშინ მოძებნეთ უფრო ყოვლისმომცველი სისტემა, რომელიც მოიცავს თქვენი ბიზნესის მართვის საჭიროებების უმეტესობას ერთ ადგილზე.
ძირითადი მიზეზები, რის გამოც მცირე კომპანიებმაც კი უნდა დანერგონ კომპანიის მართვის სისტემა:
- ეფექტურობისა და პროდუქტიულობის გაუმჯობესება: ეფექტური საწარმოს საინფორმაციო სისტემა იძლევა პროცესების ავტომატიზაციას, შეცდომების შემცირებას მონაცემთა ხელით შეყვანის ან კოპირების დროს და მნიშვნელოვანი დროის დაზოგვის საშუალებას. ეს იწვევს თანამშრომლების ეფექტურობისა და პროდუქტიულობის გაუმჯობესებას და ზრდის კომპანიის მუშაობას.
- დროის უკეთესი მართვა: ბიზნესის მართვის სისტემა აადვილებს დროის, ამოცანებისა და პროექტების დაგეგმვასა და ორგანიზებას, რაც თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს მეტი ფოკუსირება მოახდინონ თავიანთ სამუშაოზე და შეამცირონ სტრესი.
- უფრო ეფექტური ინფორმაციის გაზიარება და მართვა: მენეჯმენტის საინფორმაციო სისტემა ეხმარება მონაცემთა და ინფორმაციის მართვაში და იძლევა უკეთეს წვდომას და მონაცემთა გაზიარებას სხვადასხვა დეპარტამენტებსა და თანამშრომლებს შორის. ეს იწვევს თანამშრომლებს შორის თანამშრომლობის გაუმჯობესებას, გარდა ამისა, თქვენ გაქვთ ყველა მნიშვნელოვანი დოკუმენტი ერთ ადგილზე და ეს ნიშნავს, რომ აღარ არის საბუთების თავშეკავებული ძებნა.
- უფრო ზუსტი და სწრაფი გადაწყვეტილების მიღება: კომპანიის მენეჯმენტის სისტემა უზრუნველყოფს რეალურ დროში ინფორმაციას კომპანიის პროექტებისა და საქმიანობის სტატუსზე, რაც საშუალებას იძლევა უფრო სწრაფად და ინფორმირებული გადაწყვეტილებების მიღება.
- Ხარჯების შემცირება:მცირე ბიზნესისთვის საინფორმაციო სისტემა იძლევა შემოსავლებისა და ხარჯების უკეთ დაგეგმვასა და კონტროლს და ეხმარება იმ სფეროების იდენტიფიცირებას, სადაც ხარჯები შეიძლება შემცირდეს.
რა ფუნქციები უნდა ვეძებოთ კომპანიის მართვის სისტემაში?
ავტომატიზაცია
ბიზნესის მართვის სისტემამ უნდა უზრუნველყოს განმეორებადი პროცესების ან პირდაპირი აქტივობების ავტომატიზაცია, რათა მინიმუმამდე დაიყვანოს შეცდომები და დროის დაკარგვა განმეორებით ამოცანებზე. ავტომატიზაცია შეიძლება მოიცავს, მაგალითად, განმეორებით ინვოისს, გადახდის შეხსენებებს, ელ.ფოსტის ავტომატურ გაგზავნას, ანგარიშის შექმნას ან შაბლონებიდან დავალებების ან პროექტების შექმნა. ამ გზით შეიძლება შემცირდეს თანამშრომლებზე ტვირთი, შემცირდეს შეცდომები და გაუმჯობესდეს მუშაობის ეფექტურობა.
ღრუბლოვანი მონაცემთა შენახვა
ღრუბლოვანი მონაცემთა შენახვის გამოყენებას შეუძლია კომპანიის შიგნით მონაცემთა უფრო მარტივი და უსაფრთხო გაზიარება, ყველაფერი აშკარად ერთ ადგილზეა. ის ასევე იძლევა მონაცემებზე წვდომას ნებისმიერი ადგილიდან და ნებისმიერ დროს, რაც ზრდის მუშაობის ეფექტურობას და იძლევა ინფორმაციის სწრაფ გაცვლას. Cloud მონაცემთა შენახვა ასევე დააფასებს ყველა კომპანიას, სადაც გუნდის წევრები მუშაობენ სახლის ოფისიდან, მაგალითად.
დავალების მართვა
ბიზნესის მენეჯმენტის პროგრამამ უნდა უზრუნველყოს ამოცანების და მათი ვადების მარტივი თვალყურის დევნება და მართვა. ეს შეიძლება მოიცავდეს, მაგალითად, დავალებების დაგეგმვასა და მინიჭებას, დავალების შესრულების სტატუსის თვალყურის დევნებას და მომლოდინე ამოცანების შეხსენებას. ამის წყალობით, გუნდის წევრებს შეუძლიათ უფრო ეფექტურად გაანაწილონ სამუშაოები, აკონტროლონ მათი დატვირთვა და დროულად შეასრულონ ყველა დავალებული დავალება.
Პროექტის მენეჯმენტი
კომპანიის მართვის სისტემამ უნდა უზრუნველყოს პროექტის ეფექტური მენეჯმენტი, მათ შორის პროექტის პროგრესის დაგეგმვა, კოორდინაცია და მონიტორინგი. ეს მოიცავს, მაგალითად, ბიუჯეტის დაგეგმვას, პროექტების ეფექტურობას და მომგებიანობას. ასეთი სისტემა საშუალებას აძლევს კომპანიას უკეთ მართოს თავისი პროექტები და მიაღწიოს უკეთეს შედეგებს და მოგებას.
იდეალურ შემთხვევაში, არჩეულმა ინსტრუმენტმა უნდა შესთავაზოს პროექტების გრაფიკული წარმოდგენის მრავალი ვარიანტი, როგორიცაა Kanban დაფები, Gantt-ის სქემები ან ტაბულური მიმოხილვები პროექტების, ბიუჯეტის, დავალებების, სტატუსისა და პროგრესის მკაფიო ვიზუალიზაციისთვის.
CRM
ბიზნეს პროგრამული უზრუნველყოფა ასევე უნდა მოიცავდეს მომხმარებელთან ურთიერთობის მართვის (CRM) ინსტრუმენტებს. ეს საშუალებას აძლევს კომპანიას უფრო ეფექტურად დაუკავშირდეს მომხმარებლებთან და უკეთ მართოს მათი მოთხოვნები.
თუ სისტემა საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ CRM სხვა პროცესებთან, როგორიცაა პროექტის მენეჯმენტი, ინვოისის შედგენა, კონტრაქტის მენეჯმენტი ან ფულადი სახსრების დაგეგმვა, ბიზნესის მართვის ერთი პლატფორმის ფარგლებში, შეგიძლიათ იხილოთ თქვენი მომხმარებლები 360° პერსპექტივიდან.
თანამშრომლების დატვირთვის მართვა
თანამშრომლების დატვირთვის მართვის ფუნქცია დაგეხმარებათ უფრო ეფექტურად გაანაწილოთ სამუშაო გუნდის ცალკეულ წევრებს შორის და ამით მიაღწიოთ მათ ოპტიმალურ დატვირთვას. კომპანიის საინფორმაციო სისტემამ უნდა უზრუნველყოს დროისა და ამოცანების დაგეგმვის საშუალება ისე, რომ ისინი სამართლიანად გადანაწილდეს და თანამშრომლები ადეკვატურად დატვირთულნი იყვნენ მათი შესაძლებლობებისა და სამუშაო შესრულების შესაბამისად. ამავე დროს, ეს უნდა იყოს სისტემას შეუძლია დატვირთვის მონიტორინგი და საჭიროების შემთხვევაში შესთავაზეთ შესაბამისი გადაწყვეტა, მაგალითად, ამოცანების გადანაწილებით ან მოცემულ გუნდში თანამშრომლების რაოდენობის გაზრდით. ის გაზრდის პროდუქტიულობას და თანამშრომელთა კმაყოფილებას, რაც ხელს უწყობს კომპანიის გრძელვადიან წარმატებას.
რჩევები მცირე ბიზნესისთვის საუკეთესო პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევისთვის
მცირე ბიზნესის პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევისას მნიშვნელოვანია თქვენი საჭიროებების დადგენა და ბიუჯეტის გათვალისწინება.
ასევე გაითვალისწინეთ პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვისა და გამოყენების სიმარტივე, სხვა სისტემებთან და პროგრამულ უზრუნველყოფასთან ინტეგრაციის შესაძლებლობა, მობილური აპლიკაცია და ფუნქციების სირთულე.
1. განსაზღვრეთ თქვენი საჭიროებები:
სანამ სწორი პროგრამული უზრუნველყოფის ძიებას დაიწყებთ, განიხილეთ რა ფუნქციები და ფუნქციები გჭირდებათ თქვენი ბიზნესის მართვისთვის.
გაითვალისწინეთ, რომ ზოგიერთი პროგრამული უზრუნველყოფა გვთავაზობს სპეციალიზებულ ფუნქციებს გარკვეული ინდუსტრიებისთვის, ზოგი კი უნივერსალურია და შეიძლება მოერგოს სხვადასხვა ინდუსტრიის საჭიროებებს.
2. პროგრამული უზრუნველყოფის ინსტალაციისა და გამოყენების სიმარტივე:
იფიქრეთ იმაზე, თუ რამდენად სწრაფად შეგიძლიათ დანერგოთ ახალი პროგრამული უზრუნველყოფა თქვენს ბიზნესში და რამდენად მარტივია მისი გამოყენება.
ინტუიციური ინტერფეისით და მარტივი დაყენებით პროგრამული უზრუნველყოფის პოვნამ შეიძლება დაზოგოს დრო და შეამციროს თანამშრომლების ტრენინგი. იდეალურ შემთხვევაში, პროგრამას აქვს ონლაინ გაკვეთილები და სასწავლო ვიდეოები, რომლებიც დაგეხმარებათ ტრენინგში, ან გთავაზობთ კონსულტაციებს, სადაც შეგიძლიათ გაიაროთ კონსულტაცია თქვენს კომპანიაში სისტემის დანერგვის შესახებ.
3. გადაწყვეტილებები ფინანსური მართვის ფუნქციონირებით:
უფრო მოწინავე პროგრამული გადაწყვეტა ფინანსური მენეჯმენტის ფუნქციონირებით შეიძლება დაეხმაროს მცირე ბიზნესს ფინანსური ოპერაციების თვალყურის დევნებასა და მართვაში. ეს მოგცემთ მიმოხილვას შემოსავლებისა და ხარჯების მიმდინარე და უახლოეს მომავალში ან ბიუჯეტის შესრულების შესახებ. თქვენ შეგიძლიათ იწინასწარმეტყველოთ ფულადი სახსრების განვითარება მომავალი თვეებისთვის, პროექტების მომგებიანობა და სუსტი წერტილები, სადაც ფული ზედმეტად ჟონავს კომპანიაში.
4. სხვა სისტემებთან და პროგრამულ უზრუნველყოფასთან ინტეგრაციის შესაძლებლობა:
დაფიქრდით, რომელ სხვა პროგრამულ უზრუნველყოფას იყენებთ და არის თუ არა ახალი პროგრამული უზრუნველყოფა თავსებადი და ადვილად ინტეგრირებული სხვა სისტემებთან. ამდენად, მთავარია ხელმისაწვდომი პროგრამირებადი ინტერფეისი (API). Make ასევე პოპულარული ინტეგრაციის პლატფორმაა, რომელიც უზრუნველყოფს გაფართოებულ ინტეგრაციას და ავტომატიზაციას.
მონაცემთა იმპორტისა და ექსპორტის ფუნქციების მქონე პროგრამული უზრუნველყოფის ძიებამ შეიძლება გააადვილოს თქვენი მუშაობა და შეამციროს მონაცემთა ხელით შეყვანა.
5. განიხილეთ თქვენი ბიუჯეტი:
პროგრამული უზრუნველყოფის არჩევისას გაითვალისწინეთ თქვენი ბიუჯეტი და შეეცადეთ იპოვოთ გამოსავალი, რომელიც აკმაყოფილებს თქვენს მოთხოვნებს და ხელმისაწვდომი იქნება თქვენი ბიზნესისთვის.
იყავით ფრთხილად ციტატების შედარებისას და გაითვალისწინეთ, ღირს თუ არა დამატებითი ფუნქციები უფრო მაღალ ფასად. უფასო საცდელი ვერსია უნდა იყოს რა თქმა უნდა.
6. მობილური აპლიკაცია მოიცავს:
ბიზნესის მართვის სისტემის მობილური ვერსიის ხელმისაწვდომობა საშუალებას გაძლევთ თქვენ და თქვენს თანამშრომლებს დარჩეთ დაკავშირებული და პასუხისმგებელნი გადაადგილებისას, განურჩევლად მიმდინარე მდებარეობისა და აღჭურვილობისა. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, როდესაც საქმე ეხება ჰიბრიდული და დისტანციური გუნდებისა და აქტივობების მართვას.
გაითვალისწინეთ, რომ მობილური აპლიკაცია უნდა იყოს მარტივი გამოსაყენებელი და ხელმისაწვდომი სხვადასხვა ოპერაციულ სისტემაზე.
7. ყოვლისმომცველი ანგარიშგების ფუნქციები:
პროგრამული გადაწყვეტა ყოვლისმომცველი ანგარიშგების ფუნქციებით შეიძლება დაეხმაროს მცირე ბიზნესს თქვენი ბიზნესის ეფექტურობის მონიტორინგი და ანალიზი, თქვენი საქმიანობის, პროექტების და კამპანიების ეფექტურობის მონიტორინგი, რათა მოქნილად უპასუხოთ განვითარებულ სიტუაციებს.
იდეალურ შემთხვევაში, თქვენ კომპანიის პროგრამული უზრუნველყოფა მოგცემთ ღირებულ ინფორმაციას თქვენი ფინანსური საქმიანობის შესახებ, პროექტებისა და ამოცანების მიმდინარეობა, თანამშრომლების შესაძლებლობები და ათვისება და მრავალი სხვა. გარდა ამისა, მოწინავე გადაწყვეტა საშუალებას გაძლევთ შექმნათ თქვენი საკუთარი გრაფიკული ანგარიშები და დააყენოთ სხვადასხვა კრიტერიუმები მონაცემთა აგრეგაციისა და დახარისხებისთვის.
8. კომპონენტების საკომუნიკაციო ფუნქცია:
პროგრამული უზრუნველყოფის ძიება საკომუნიკაციო ფუნქციებით, როგორიცაა ჩეთის ხელსაწყოები ან ფაილების გაზიარება, შეუძლია დაეხმაროს ბიზნესს შიდა კომუნიკაციების ეფექტურად მართვაში.
ასევე, პროგრამული უზრუნველყოფის ძიება, რომელსაც შეუძლია ინტეგრირება სხვა საკომუნიკაციო ინსტრუმენტებთან, როგორიცაა ვიდეო ზარი, შეიძლება სასარგებლო იყოს გუნდური თანამშრომლობისთვის.
უკვე შერჩეული?
ჩვენ, როგორც მცირე ბიზნესის მფლობელებს, ბევრი საქმე გვაქვს და ხშირად არ არის ადვილი ყველაფრის ერთობლიობა. თქვენი ბიზნესის მართვის სწორი პროგრამული გადაწყვეტა მოგცემთ დიდ უპირატესობას თქვენს კონკურენტებთან შედარებით. თქვენ მოულოდნელად მიიღებთ მიმოხილვას - შეკვეთების და ამოცანების და მათი ვადების, მომხმარებლებისა და მათთან კომუნიკაციის, ფულადი სახსრების მოძრაობისა და ინდივიდუალური გუნდის წევრების დატვირთვის შესახებ. თქვენ დაზოგავთ უამრავ დროს დახარჯულ დროს განმეორებით დავალებებს დაბალი დამატებითი ღირებულებით. ამის ნაცვლად, შეგიძლიათ თქვენი ენერგია გაამახვილოთ ინოვაციებზე და გადაწყვეტილებებზე, რომლებიც თქვენს ბიზნესს წინ წაიწევს.
ავტორი: Caflou - ყველა ერთში მართვის სისტემა მცირე და საშუალო კომპანიებისთვის
Caflou დაგეხმარებათ ეფექტურად მართოთ მთელი კომპანია და მისი ფინანსები. ეს საშუალებას მოგცემთ თვალყური ადევნოთ ფულადი სახსრების მოძრაობას და იწინასწარმეტყველოთ მისი მომავალი განვითარება. თქვენ განთავისუფლდებით რუტინული სამუშაოსგან, შეამცირებთ შეცდომების რაოდენობას, გააუმჯობესებთ გუნდურ მუშაობას და გაზრდით კომპანიის მუშაობას. ყველა ერთ ადგილას. ნებისმიერი ადგილიდან და ხელმისაწვდომ ფასად.
